1. Contexto

A Associação de Mulheres Afro-Brasileiras – AMAFRO é uma organização da sociedade civil, sem fins lucrativos, que atua na promoção da cultura, igualdade racial, direitos humanos e sustentabilidade. A AMAFRO está comprometida com práticas de governança ética, transparência e responsabilidade socioambiental, em consonância com os melhores princípios de compliance e boa governança.

2. Objetivo

Estabelecer diretrizes, critérios e procedimentos para as compras de bens e contratações de serviços realizadas pela AMAFRO, garantindo eficiência, transparência, economicidade e conformidade com a legislação vigente, em especial com o Marco Regulatório das Organizações da Sociedade Civil (Lei nº 13.019/2014) e demais normas e orientações estabelecidas pelos órgãos governamentais competentes, com foco em responsabilidade social, ambiental e ética.

3. Aplicação

Esta política é aplicável a todos os colaboradores, gestores, fornecedores, parceiros e terceiros envolvidos nas aquisições e contratações da AMAFRO.

4. Abrangência

Aplica-se a todas as aquisições de bens, materiais, serviços técnicos, operacionais, consultorias, contratos e parcerias firmadas pela AMAFRO, especialmente quando vinculadas a recursos públicos ou provenientes de editais governamentais.

5. Definições

• Aquisições Eventuais: compras pontuais, sem continuidade contratual.
• Aquisição de Bens: compra de materiais duráveis e permanentes.
• Aquisição de Material de Consumo: bens consumíveis em curto prazo.
• Fornecedor Habilitado: fornecedor com documentação válida e regular.
• Gestor do Contrato: responsável pela execução e fiscalização do contrato.
• Contratação Direta: contratação sem processo competitivo, mediante justificativa.
• Contratação Emergencial: contratação em caráter urgente, que justifica dispensa de etapas usuais.

6. Princípios

• Legalidade: Observar todas as normas e regulamentos aplicáveis, incluindo legislação federal, estadual e municipal, bem como as diretrizes específicas dos órgãos governamentais com os quais a AMAFRO mantém parcerias ou recebe recursos.
• Transparência: Assegurar processos claros, documentados e acessíveis para fins de auditoria e prestação de contas pública.
• Competitividade: Promover processos de cotação e seleção que garantam a melhor relação custo-benefício para a entidade.
• Ética: Evitar conflitos de interesses, práticas ilícitas e qualquer forma de favorecimento.
• Sustentabilidade: Priorizar fornecedores que adotem práticas socioambientais responsáveis, conforme políticas públicas vigentes.
• Inclusão e Equidade: Valorizar a contratação de fornecedores locais, micro e pequenas empresas, bem como empresas de economia solidária e empreendedores de grupos minoritários, conforme previsto em políticas públicas de apoio.

7. Sustentabilidade nas Compras e Contratações

Ao realizar aquisições e contratações, a AMAFRO adotará critérios que promovam:

• Redução do consumo de recursos naturais e energia;
• Minimização e adequada destinação dos resíduos gerados;
• Política de redução do uso de copos plásticos e incentivo ao papel zero;
• Preferência por fornecedores com práticas socioambientais comprovadas;
• Adoção de tecnologias e materiais menos agressivos ao meio ambiente;
• Valorização de fornecedores locais e negócios de comunidades negras e minoritárias.

8. Procedimentos para Seleção de Fornecedores

• Todas as compras e contratações devem ser precedidas de processo de cotação, salvo nos casos de dispensa justificada;
• A área responsável realizará a análise criteriosa das propostas considerando preço, qualidade, prazo, capacidade técnica e sustentabilidade;
• A negociação e formalização dos contratos serão realizadas exclusivamente pela área designada, garantindo a segregação de funções e o controle interno;
• Dispensa ou inexigibilidade de licitação serão rigorosamente justificadas e documentadas, respeitando as normas internas e legislação aplicável.

8. Modalidades e Limites

• Aquisições até R$ 3.000,00: mínimo 1 cotação;
• Aquisições entre R$ 3.001,00 e R$ 10.000,00: no mínimo 3 cotações;
• Acima de R$ 10.000,00: processo formal com pelo menos 3 propostas e análise técnica detalhada;
• Para recursos oriundos de editais públicos, observância integral das regras e prazos específicos previstos nos instrumentos legais.

9. Documentação e Habilitação

• Exigência da apresentação de documentos legais para comprovação da regularidade fiscal, trabalhista, e socioambiental dos fornecedores;
• Prioridade para micro e pequenas empresas, conforme legislação vigente, especialmente aquelas da comunidade negra e grupos vulnerabilizados;
• Análise criteriosa da documentação e qualificação técnica para garantir segurança e transparência.

10. Contratações Emergenciais

• Admitidas somente em situações de risco à segurança, integridade das atividades ou danos ao patrimônio, devidamente justificadas e com aprovação da direção;
• Procedimentos posteriores para regularização e prestação de contas.

11. Sustentabilidade Financeira e Transparência

• Todas as aquisições e contratações serão submetidas à aprovação conforme alçadas internas;
• Os contratos deverão conter cláusulas que prevejam mecanismos de fiscalização, cumprimento de prazos e qualidade;
• Prestação de contas e auditorias internas serão realizadas para monitoramento contínuo.

12. Conduta Ética

• Vedação a fraudes, favorecimentos, conflito de interesses e práticas que comprometam a integridade do processo;
• Comunicação imediata de irregularidades aos canais institucionais de ética e compliance.

13. Responsabilidades

• Todos os colaboradores e terceiros envolvidos devem cumprir esta política;
• A área de suprimentos ou equivalente é responsável pela coordenação dos processos e capacitação contínua;
• A alta direção é responsável por garantir o suporte necessário para a implementação e o cumprimento da política.

14. Vigência e Revisão

• Esta política entra em vigor na data de sua publicação;
• Será revisada periodicamente para adequação às melhores práticas e legislação vigente.